A prateleira basta quando o seu processo é comum e o programa pronto já faz o que você precisa sem gambiarra. Deixa de bastar quando você muda a rotina para caber na ferramenta, paga por módulo que não abre ou digita o mesmo dado em vários sistemas. Nesse ponto, o sistema próprio entra na conta.
Antes de continuar: a Oneck vende sob medida
A Oneck Creative vende software sob medida, e você merece saber disso antes de ler uma comparação. Quem vende um dos lados tende a achar que o outro perde sempre. Por isso a ordem aqui é esta: primeiro os casos em que o software pronto ganha, depois os sinais de que o seu parou de servir. Se o seu caso for o primeiro, a gente prefere que você economize tempo.
Quando a prateleira é a escolha certa
Software de prateleira é o programa pronto, feito para atender milhares de empresas ao mesmo tempo. Você assina ou compra a licença, configura o que dá para configurar e começa a usar. Para muita gente, isso é exatamente o que precisa.
Ele costuma ganhar quando o seu processo é igual ao do resto do setor. Emissão de nota, folha de pagamento e agenda de reuniões funcionam de um jeito parecido em quase toda empresa, e um produto que atende todo mundo já passou por muita situação antes da sua. Reinventar isso gasta tempo e dinheiro sem dar vantagem a você.
Também ganha quando a operação ainda é pequena e muda de rumo toda semana. Se você não sabe como o processo vai ficar daqui a seis meses, desenhar um sistema em cima dele é apostar cedo demais. Use a ferramenta pronta, descubra o que funciona e só depois decida se vale construir.
E ganha quando existe uma ferramenta feita para o seu nicho, que já traz o que você faz de diferente. Aí a prateleira deixa de ser genérica para o seu negócio, e você não precisa de outra coisa.
Se você se reconheceu aqui, compre pronto, negocie bem e siga em frente.
Quatro sinais de que a prateleira deixou de servir
A página da Oneck resume a diferença em quatro frases. Cada uma descreve algo que você sente no dia a dia antes de saber dar nome.
Primeiro sinal: você se adapta ao software. O vendedor preenche um campo que não existe e anota no bloco de notas. A equipe criou um jeito de contornar uma tela que não combina com o pedido. O processo, que era seu, passou a seguir o desenho da ferramenta. Quando metade da equipe tem um "truque" para usar o sistema, ele está dizendo que não foi feito para o seu caso.
Segundo sinal: você paga por recurso que não usa. Planos de prateleira vêm em pacotes. Para ter o módulo de que precisa, você leva mais cinco que nunca abriu. Uma pesquisa da Flexera sobre gestão de software como serviço (relatório de 2022, divulgado pela CIO Dive em 2021) estimou que 29% do gasto com esse tipo de software é subutilizado ou desperdiçado. O número vem de um fornecedor de gestão de licenças e retrata um mercado sobretudo norte-americano e global, então não vale como retrato da sua empresa. Serve de lembrete para você fazer a própria conta: abra a lista de usuários e módulos e veja quantos foram usados no último mês.
Terceiro sinal: o software trava quando a empresa muda. Você abre uma segunda unidade, muda a forma de cobrar, começa a vender por um canal novo. A ferramenta pronta, feita para o processo médio do mercado, não acompanha. Você espera a próxima versão, paga uma customização ou volta para a planilha.
Quarto sinal: seus dados moram na casa dos outros. Cadastro de clientes, histórico de pedidos, regras de preço: tudo isso fica dentro de um sistema que você não controla. Se o fornecedor muda o plano, tira um recurso ou encerra o produto, o seu negócio sente. Pergunte-se se você consegue levar os seus dados embora, em que formato e em quanto tempo.
Se dois desses sinais já fazem parte da sua semana, a prateleira provavelmente está pesando mais do que a fatura mostra. Vale olhar o software sob medida com a mesma régua que você usaria em qualquer outra compra.
Como comparar o custo em três a cinco anos
A comparação do primeiro mês engana. A prateleira entra em operação em dias, e o sistema próprio exige projeto antes de rodar. Nessa foto, a prateleira sempre parece melhor. Só que você não vai usar o sistema por um mês.
O melhor jeito de comparar é olhar um horizonte de três a cinco anos. Some, para cada lado, as licenças ou assinaturas (com o reajuste que você já viu acontecer), as customizações que você pagou para a ferramenta caber no processo, as integrações com os outros sistemas da empresa e a sustentação, que reúne correção, atualização e suporte.
O resultado pode favorecer a prateleira. Se for o caso, ótimo: você descobriu isso antes de assinar um projeto. Se favorecer o sistema próprio, você chega ao orçamento com argumento e com número.
Na Oneck, cada sistema tem escopo próprio, definido no briefing com você. Qualquer texto que prometa "sai sempre mais barato" sem ver o seu processo está chutando.
Existe meio-termo?
Existe, e muita empresa o usa. Em vez de escolher um lado, mantém a ferramenta pronta no que é comum e constrói sob medida o que diferencia o seu jeito de operar. Nesse desenho, o sistema próprio conversa com o que você já tem. A Oneck constrói sistemas que se integram com ERP, gateway de pagamento, planilha e API, o que reduz a cópia manual de dados entre ferramentas.
Isso vale também para quem busca ERP personalizado: nem todo caso pede refazer o ERP inteiro. Às vezes basta um módulo sob medida ligado ao que você já usa, e a prateleira continua fazendo o trabalho de rotina.
O que a Oneck constrói quando a prateleira não serve
Quando a prateleira não serve, a Oneck constrói o sistema para o seu processo. É uma empresa de especialistas de Limeira, atuando desde 2004, e o software sob medida responde aos quatro sinais acima. Ele é feito pro seu processo, então a sua equipe deixa de adaptar a rotina à tela. Leva só o que o seu processo precisa, então você não paga por módulo que ninguém abre. E muda junto com a empresa: quando você abre outra unidade ou altera uma regra, o sistema evolui por entregas contínuas.
O primeiro passo é conversar sobre o gargalo que mais pesa hoje. A partir dele, a Oneck desenha e constrói a ferramenta.
Quer saber se o seu caso pede sistema próprio ou se a prateleira ainda resolve? Peça um orçamento ou chame no WhatsApp. A equipe responde em até 2 horas, no horário comercial. Se a resposta honesta for "fique com o que você tem", você ouve isso também.
Perguntas frequentes
O que é software de prateleira? É o programa pronto, feito para atender muitas empresas ao mesmo tempo e vendido por licença ou assinatura. Você configura o que a ferramenta permite e adapta o resto da rotina ao jeito dela.
Quando o software de prateleira é a melhor escolha? Quando o seu processo é comum ao setor, existe uma ferramenta que já faz o que você precisa sem gambiarra e você não depende de integrar com muitos outros sistemas. Nesse caso, comprar pronto costuma ser mais simples.
Como saber se está na hora de trocar a prateleira por um sistema próprio? Três sinais pesam mais: você muda a rotina para caber na ferramenta, paga por recurso que ninguém usa e digita o mesmo dado em mais de um sistema. Se dois deles já são seu dia a dia, vale pedir uma proposta de sistema sob medida e comparar.
Sistema sob medida sai mais barato que a prateleira? Depende do seu caso, e quem promete que sempre sai mais barato está vendendo. O jeito honesto é somar licenças, customizações, integrações e sustentação num horizonte de três a cinco anos e comparar com a proposta do sistema próprio.
Dá para usar prateleira e sob medida juntos? Dá. Muita empresa mantém a ferramenta pronta no que é comum, como a emissão de nota, e constrói sob medida o que diferencia o seu processo, integrando os dois.
Fontes
- Flexera, State of ITAM 2022, resumido pela CIO Dive em 14/10/2021 (29% do gasto com SaaS subutilizado ou desperdiçado; pesquisa de fornecedor de gestão de SaaS, mercado norte-americano e global): https://www.ciodive.com/news/saas-spend-control-enterprise-flexera/608257/
- Página do produto, Oneck Creative: https://oneckcreative.com.br/software/sob-medida