Sistema de gestão empresarial é o sistema que junta vendas, estoque, financeiro e notas num só lugar. O pronto é mais rápido de começar, mas pede que você se adapte. O sob medida é desenhado a partir de como a sua empresa já trabalha. Qual escolher depende de quanto o seu fluxo foge do padrão.
O sistema que pede que você mude o jeito de trabalhar
Você já ouviu a frase: "o sistema não faz assim, então a gente faz de outro jeito". Ela parece pequena. Repetida durante meses, vira planilha paralela, anotação no caderno, cópia de dado de uma tela para outra e uma pessoa da equipe que "sabe contornar".
Sistema pronto é feito para atender muitas empresas ao mesmo tempo. Isso tem vantagem real: você começa rápido e usa o que já foi testado por outros. O preço dessa vantagem é que o sistema reflete o jeito médio de trabalhar, e a sua empresa pode não ser média.
A Oneck Creative, que faz sistema de gestão sob medida, recusa o template, aquela solução igual para todo mundo com o nome trocado. Vale para site e vale para sistema. Mas posição não serve de critério. Para você decidir, precisa de perguntas concretas.
Cinco perguntas para decidir entre sob medida e pronto
1. Quanta coisa você precisaria mudar no seu jeito de trabalhar para caber no sistema? Se a resposta é "quase nada", o pronto pode resolver. Se você já enumerou três ou quatro adaptações que o seu time teria de fazer, o sistema está pedindo que a empresa se encaixe nele.
2. O seu processo é o seu diferencial? Quem vende do mesmo jeito que todo mundo ganha pouco ao desenhar processo próprio. Quem tem uma forma própria de orçar, produzir, aprovar ou entregar pode perder exatamente isso ao entrar num modelo padrão.
3. Você já usa ferramentas com as quais o novo sistema precisa conversar? Nota fiscal, banco, loja virtual e outras ferramentas em uso fazem parte do dia a dia. Pergunte, para cada uma, se a ligação com o sistema existe, como funciona e quem a mantém.
4. Quantas pessoas mexem nos dados e com que permissão? Se cada pessoa precisa ver e fazer só o que lhe cabe, e você quer saber quem alterou o quê, confira se o sistema permite essa separação do jeito que você precisa, e não de um jeito aproximado.
5. O que acontece quando o seu fluxo mudar? É a pergunta que mais gente esquece e a que mais pesa depois. Ela merece uma seção própria.
O que acontece quando a empresa muda
Empresa muda. Entra um canal de venda novo, o estoque passa a ter dois locais, surge um tipo de cliente que exige outro processo de aprovação. O sistema que fazia sentido há dois anos agora está justo.
Com sistema pronto, a mudança vai para a fila de pedidos de um fornecedor que atende milhares de clientes, ou você contorna fora do sistema. Com sistema sob medida, a mudança volta para a mesa da equipe que desenhou o seu fluxo e pode ser incorporada a ele.
Sob medida nem sempre é melhor. A pergunta "e quando mudar?" precisa ter resposta antes da assinatura, seja qual for a opção. Pergunte ao fornecedor, qualquer que seja ele, como as mudanças entram e quem decide a ordem.
A página da Oneck resume o ponto numa frase: a planilha foi ótima até a empresa mudar de tamanho. O mesmo vale para o sistema que você contrata hoje.
E o risco de o projeto sair do controle?
É a desconfiança mais comum de quem pensa em sob medida, e ela tem base. Um levantamento com 1.471 projetos de tecnologia da informação, feito pelos pesquisadores Bent Flyvbjerg e Alexander Budzier, encontrou estouro médio de 27% no orçamento, e cerca de um em cada seis projetos teve estouro muito maior, de 200% em média, com atraso de quase 70% no prazo (Harvard Business Review, 09/2011, e arXiv). Os projetos estudados eram de grande porte, então o resultado não descreve o sistema de uma pequena ou média empresa. Mesmo assim, mostra que a cautela de quem compra faz sentido.
Ninguém honesto promete que isso nunca vai acontecer com você. O que reduz o risco é escopo escrito antes de começar: saber, antes do primeiro passo, quais processos entram, quem usa, quais integrações são necessárias e o que fica para uma segunda etapa.
Na Oneck, o escopo de cada projeto é definido no briefing, antes de qualquer desenho. Você conta como a empresa trabalha hoje, e a equipe transforma isso em escopo. Por isso a primeira pergunta é sobre o seu fluxo, e o sistema vem depois.
Em qualquer fornecedor, desconfie de proposta que começa pelo sistema e deixa o escopo para depois. É nesse "depois" que o projeto se alonga.
O que o sistema sob medida da Oneck entrega
O sistema de gestão da Oneck Creative tem seis entregas, que respondem às perguntas anteriores:
- Processos no lugar. O fluxo da sua empresa vira regra no sistema, com cada etapa definida.
- Dados em tempo real. Você vê o que está acontecendo agora, para decidir no momento certo, conforme o projeto definir.
- Dashboards que importam. Os números do negócio chegam sem relatório manual.
- Usuários e permissões. Cada pessoa vê e faz só o que deve, com registro de alterações.
- Integrações. Nota fiscal, banco, e-commerce e outras ferramentas que você já usa.
- Sob medida para o seu fluxo. O sistema é construído conforme o jeito de trabalhar da empresa, sem partir de modelo padrão.
A Oneck existe desde 2004 e soma mais de 1.000 projetos entregues e mais de 2.000 clientes atendidos. Esses números são da empresa como um todo, não só de sistemas de gestão, e servem para dar contexto de tempo e porte. O que decide a sua escolha é a conversa sobre o seu fluxo.
Quando o sistema pronto ainda é a escolha certa
Sob medida não serve para todo mundo. Se o seu processo é comum, se você está começando e ainda não sabe como vai trabalhar, ou se precisa só controlar o básico, um sistema pronto pode ser o caminho mais simples. Nesses casos, contratar projeto sob medida cedo demais é construir antes de saber o que construir.
O sinal de que o pronto ficou pequeno costuma ser este: a equipe passou a ter ajustes fora do sistema (uma planilha aqui, um aviso no WhatsApp ali) para fazer o trabalho que o sistema não faz. Quando esses ajustes se acumulam, você já está pagando para se adaptar, só que em horas de trabalho.
Como a conversa começa
Antes de falar de sistema, a Oneck pergunta como a sua empresa trabalha hoje: quem faz o quê, onde ficam os dados, que ferramentas já existem. Com essa descrição, a equipe desenha o sistema a partir do seu fluxo, em vez de apresentar um modelo e pedir que você caiba nele.
Leve para essa conversa as cinco perguntas que você acabou de ler. Se as respostas apontarem para um sistema pronto, a Oneck diz isso. Se apontarem para o seu fluxo como algo que merece ser preservado, aí o sob medida tem o que oferecer.
Perguntas frequentes
O que é um sistema de gestão empresarial? É um sistema que reúne num só lugar os dados e os processos da empresa, como vendas, estoque, financeiro e notas. A ideia é que todo mundo trabalhe sobre a mesma informação, em vez de cada área ter o seu arquivo.
Sistema de gestão sob medida é melhor que sistema pronto? Depende do seu caso. Se o seu jeito de trabalhar é comum e cabe no que o sistema pronto oferece, ele pode servir bem. Se o seu fluxo tem etapas próprias e você já adapta o trabalho ao software, o sob medida costuma fazer mais sentido.
Como evitar que o projeto de um sistema saia do controle? Defina o escopo antes de começar: quais processos entram, quem usa, quais integrações são necessárias e o que fica para depois. Projeto sem escopo escrito é o que mais se alonga e mais pesa no orçamento.
Um sistema de gestão se conecta com nota fiscal, banco e loja virtual? Pode se conectar. Na Oneck, as integrações com nota fiscal, banco, e-commerce e outras ferramentas em uso fazem parte do que o sistema entrega, e cada projeto define quais entram.
Conte como a sua empresa trabalha
Se você quer saber se o sob medida cabe no seu caso, fale com a Oneck pelo WhatsApp ou peça um orçamento na página do sistema de gestão. A resposta chega em até 2 horas no horário comercial.
Fontes
- Flyvbjerg, B.; Budzier, A. Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think. Harvard Business Review, setembro de 2011. https://hbr.org/2011/09/why-your-it-project-may-be-riskier-than-you-think
- Flyvbjerg, B.; Budzier, A. (resumo com os números de 1.471 projetos, estouro médio de 27%, um em seis com 200% de estouro de orçamento e quase 70% de atraso). arXiv 1304.0265. https://arxiv.org/abs/1304.0265 (projetos de grande porte; não representa sistema de gestão de pequena ou média empresa).