Log de auditoria é o registro que o próprio sistema faz de quem entrou, quem mudou um dado e quando. Quando várias pessoas mexem nos mesmos números, ele responde à pergunta "quem alterou isso?" sem depender da memória de ninguém. Na empresa pequena, ajuda a achar a origem de um erro sem interrogar a equipe.
O que é log de auditoria
Pense no extrato do banco. Você não precisa lembrar de cada pagamento, porque o extrato guarda: o que saiu, quanto e quando. O log de auditoria é um extrato do sistema da empresa. Em vez de dinheiro, ele registra ações: alguém abriu um cadastro, alterou um preço, mudou o saldo de um produto, apagou um pedido.
Cada linha do registro costuma dizer três coisas: quem fez, o que fez e quando. Algumas dizem também o valor antes e o valor depois. O registro nasce sozinho, a cada ação, sem que ninguém precise lembrar de anotar.
Para quem toca uma empresa com cinco, vinte ou cinquenta pessoas, o que importa é o que isso muda no dia a dia.
Quando você precisa saber quem mudou o quê
Algumas cenas que você talvez reconheça:
O preço mudou e ninguém sabe quando. Um produto passou a ser vendido por um valor diferente do combinado. Foi um engano de digitação, uma promoção esquecida ou uma alteração de propósito? Sem registro, você pergunta para a equipe inteira e cada um tem uma versão.
O saldo de estoque não bate. Alguém ajustou a quantidade e não avisou. Com o histórico, você vê quando o saldo mudou e por qual usuário, em vez de refazer a conta de memória.
O cadastro de um cliente foi alterado. Telefone, endereço ou condição de pagamento mudou. Se o cliente reclama, você precisa dizer o que aconteceu, e não só pedir desculpa.
Um pedido sumiu. Foi cancelado, apagado ou nunca foi lançado? O registro mostra a diferença.
Em nenhuma dessas cenas o objetivo é achar culpado. Na maioria das vezes, é um engano honesto. O registro serve para achar a origem rápido, corrigir e ajustar o processo para o erro não se repetir. Equipe que sabe que existe histórico costuma trabalhar com mais cuidado, sem clima de vigilância.
Sistemas feitos para isso guardam esse histórico sozinhos. O sistema de gestão da Oneck Creative, por exemplo, tem usuários e permissões com registro de alterações.
Por que a planilha não resolve isso
Na planilha compartilhada, o rastro de quem mexeu em cada célula é limitado ou inexistente, a depender de como o arquivo é usado. Há quem faça cópias por data, mas aí voltam as "dez versões, ninguém sabe a certa". O dado fica na cabeça de quem digitou, e o histórico depende de alguém lembrar.
Quando o controle da empresa passa de poucas pessoas para uma equipe, a pergunta "quem mexeu nessa célula?" deixa de ter resposta. É um dos pontos em que a planilha mostra seu limite.
O que a LGPD pede
Se a sua empresa guarda dados de clientes ou da equipe, existe um lado legal. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), no artigo 46, diz que quem usa dados pessoais deve adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas, capazes de proteger esses dados de acesso não autorizado e de situações como destruição, perda, alteração ou uso inadequado. O parágrafo 2º acrescenta que essas medidas valem desde a fase de concepção do produto ou do serviço até a sua execução (Lei 13.709/2018, Planalto).
A lei não cita log de auditoria pelo nome e não diz como a empresa deve cumprir. Um sistema com permissões por pessoa e registro de alterações é uma das formas de a empresa acompanhar quem acessa e quem altera dados. Isso não substitui orientação especializada sobre a lei, e nenhum recurso isolado garante, sozinho, que uma empresa esteja em dia com ela. Se o assunto pesa no seu negócio, converse com um profissional da área.
Cinco perguntas para fazer ao seu sistema
Seja o sistema que você usa hoje ou um que está avaliando, estas perguntas ajudam:
- Cada pessoa entra com o seu usuário? Login compartilhado destrói o registro: todas as ações aparecem como se fossem de uma pessoa só.
- O sistema registra alterações ou só mostra o dado atual? Muitos mostram só o valor de agora. Você precisa também do que existia antes.
- Dá para ver quem mudou o quê, quando? Pergunte como você consulta isso e quanto trabalho dá.
- Cada pessoa vê e faz só o que lhe cabe? O registro conta o que aconteceu, e a permissão limita o que pode acontecer. Juntos funcionam melhor que separados.
- O histórico fica guardado por quanto tempo? É uma pergunta técnica, mas decide se você consegue investigar um problema de três meses atrás.
Como o sistema da Oneck trata isso
O sistema de gestão da Oneck Creative inclui usuários e permissões: cada pessoa vê e faz só o que deve, com registro de alterações. Na prática, a empresa define quem acessa o quê, e o sistema guarda o histórico do que foi alterado.
Como o sistema é desenhado a partir do fluxo da sua empresa, você decide junto com a equipe quais perfis existem (quem lança, quem aprova, quem só consulta) e o que precisa ficar registrado. Uma empresa em que só duas pessoas mexem no financeiro e outra em que dez mexem no estoque têm necessidades diferentes, e o desenho acompanha.
A Oneck não promete proteção total nem declara a sua empresa em conformidade com a LGPD. Segurança de dados envolve o sistema, a equipe e os hábitos de todo mundo. O que o registro entrega é a capacidade de responder, com fato, à pergunta "quem mudou isso?".
Por onde começar
Sem mexer em nada, você pode começar por um mapa simples:
- Liste os dados em que um erro causa mais problema: preço, saldo de estoque, cadastro de cliente, pedido, lançamento financeiro.
- Para cada um, anote quantas pessoas podem alterar.
- Pergunte-se: se esse dado aparecesse errado amanhã, eu conseguiria descobrir em quinze minutos quem alterou?
Perguntas frequentes
O que é log de auditoria? É o registro, feito pelo próprio sistema, de quem fez o quê e quando: quem entrou, quem alterou um dado, quem apagou um registro. Funciona como um histórico que ninguém precisa lembrar de preencher.
Empresa pequena precisa de log de auditoria? Precisa sempre que mais de uma pessoa altera dados importantes, como preços, saldo de estoque, pedidos ou cadastro de clientes. Sem o registro, descobrir a origem de um erro vira investigação por conversa, e a conversa nem sempre chega a uma resposta.
Log de auditoria e permissão de usuário são a mesma coisa? São coisas diferentes que se complementam. A permissão define o que cada pessoa pode ver e fazer. O log registra o que de fato foi feito. Com as duas juntas, você limita o acesso e ainda consegue conferir o que aconteceu.
A LGPD exige log de auditoria? A lei não fala em log de auditoria pelo nome. O artigo 46 exige que quem usa dados pessoais adote medidas de segurança, técnicas e administrativas, contra acesso não autorizado e alteração indevida, desde a concepção do serviço. Um registro de alterações é uma das formas de a empresa acompanhar isso.
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Fontes
- Brasil. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), art. 46 e § 2º. Planalto. https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm (a lei exige medidas de segurança; não mede o efeito de um recurso específico de permissões ou de registro).